• Um eine Gruppe zu gründen, klicken Sie zunächst auf den Menüpunkt Gruppen (oben im Seitenmenü).

  • Im Menü im blauen mittleren Balken finden Sie nun ganz rechts einen Button 'Gruppe gründen'. Eventuell müssen Sie hierfür rechts auf "Weitere" klicken, um eine weitere Menüzeile anzuzeigen.

  • Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der Sie einen Namen, eine Kurzbeschreibung der Gruppe und den passenden Gruppentyp festlegen. All diese Informationen sind später in der Übersichtsliste aller Gruppen sichtbar. Damit sind alle Pflichtfelder ausgefüllt.

  • Unter dem Punkt Sichtbarkeit wählen Sie aus, welche Nutzer Ihre Gruppe in der Gesamtauflistung der Gruppen (Menüpunkt "Gruppen" im oberen Menü) sehen können. Mehr Informationen dazu finden Sie unter Wie ändere ich die Sichtbarkeit meiner Gruppe?.
  • Wählen Sie "Offene Gruppe", so kann jeder Nutzer Mitglied dieser Gruppe werden, wenn er den Button Mitglied werden anklickt. Diesen Button aktivieren Sie über die Admin-Funktion "Ansicht konfigurieren">"Mitgliedschaftsanfragen ermöglichen" (siehe Anleitung).
  • Wenn Sie das Kästchen "Offene Gruppe" nicht aktivieren, ist die Gruppe geschlossen und es können nur die Nutzer die Inhalte der Gruppe sehen, die explizit in die Gruppe eingeladen wurden und damit Mitglieder der Gruppe sind.

  • Bei einer Trusted Group handelt es sich um einen Gruppentyp einer erhöhten Sicherheitsstufe, für die besondere Zugangsvoraussetzungen gelten.

  • Klicken Sie auf Speichern, um die Gruppe zu erstellen.


  • Um ein neues Mitglied einzuladen, gehen Sie in der Gruppe auf den Button Mitglieder. Im linken Menü klicken Sie Gruppen-Mitglieder einladen.
  • Es wird Ihnen eine Liste Ihrer bestehenden Kontakte, die bereits im Portal registriert, vorgeschlagen. Wollen Sie einen bestehenden Kontakt einladen, so klicken Sie hinter dem entsprechenden Kontakt auf einladen.
  • Wollen Sie jemanden, der noch nicht im Portal registriert ist, so schreiben Sie die E-Mail-Adresse der Person in das linke Textfeld. Wollen Sie mehrere Personen auf einmal einladen, so trennen Sie die Adressen mit einem Komma.
  • Weiterhin können Sie im rechten Textfeld eine ergänzende Nachricht zu der Einladung hinzufügen.
  • Unten sehen Sie nun eine Vorschau der Einladung, welche ggf. auch Ihre ergänzende Nachricht enthält.
  • Um die Einladung abzuschließen, klicken Sie auf einladen.
  • Nun können Sie noch die Rolle des neuen Mitgliedes bearbeiten.


  • Um den Rolle eines Mitgliedes zu ändern, öffnen Sie zunächst die Mitgliederapplikation.
  • Im linken Menü gelangen Sie unter dem Menüpunkt Mitglieder verwalten zu einer Übersicht aller Gruppenmitglieder. Sie sind nach ihren Rollen in der Gruppe geordnet.
  • Administrator: Dies ist die höchste Rechte-Stufe. Als Administrator verfügen Sie innerhalb Ihrer Gruppe über Schreib-, Lösch-, Lese- und Konfigurationsrechte. Sie können Inhalte löschen, Applikationen deinstallieren, installieren und konfigurieren und die Rollen und Rechte anderer Gruppenmitglieder festlegen.
  • Moderator: Der Moderator befindet sich in der Rollenstufe zwischen dem Administrator und dem Gruppenmitglied. Dies gibt Ihnen als Administrator die Möglichkeit, einer Teilgruppe Ihrer Gruppenmitglieder zusätzliche Rechte zuzuweisen, ohne ein Mitglied gleich zum Administrator zu ernennen. Welche Rechte ein Moderator hat, können Sie für jede App Ihrer Gruppe einzeln einstellen.
  • Mitglied: Apps, die Sie in Ihrer Gruppe installieren, beinhalten in der Standardeinstellung Lese- und Schreibrechte für Gruppenmitglieder (und damit natürlich auch für Moderatoren und Administratoren). Wie für den Moderator können Sie auch für die Rolle (Gruppen)Mitglied in jeder App einzeln die Zugriffsberechtigungen für die verschiedenen Rollen verändern.
  • Um ein Mitglied zu befördern oder herabzustufen wählen Sie aus dem Drop-down-Menü des Mitglieds den entsprechenden Eintrag.
  • Der Administrator kann die Rechte einzelner Mitglieder individuell erweitern oder eingrenzen. Wie das geht, sehen Sie im Video ‘Zugrifffsrechte verwalten’.


  • Sie können die Inhalte Ihrer Gruppe individuell nach Ihren Bedürfnissen gestalten, indem Sie sich dafür wie bei einem Smartphone die passenden Applikationen installieren.
  • Die Ihnen zur Verfügung stehenden Applikationen finden Sie unter + Neue App hinzufügen ganz rechts in der App-Leiste. Sollte dies nicht angezeigt werden, fahren Sie mit der Maus rechts über die Kachel "Mehr", um weitere Apps anzuzeigen.
  • Um eine der angezeigten Applikationen zu installieren, klicken Sie auf installieren.
  • Wählen Sie die Dokumente App für ein Ordner-Verzeichnis, in das Sie Dateien hochladen können.
  • Die Mitglieder App ist in jeder neuen Gruppe bereits vorinstalliert.
  • Wählen Sie die Kalender App, um relevante Termine einzustellen, zu denen Sie auch Ihre Mitglieder einladen können.
  • Wählen Sie Content Seiten (früher: Pages App), wenn Sie Webseiten mit formatierbaren Texten direkt im Browser anzeigen wollen. Innerhalb einer Content Seiten App können Sie mehrere Seiten anlegen, die Sie wahlweise einzeln oder untereinander, wie bei einem Blog, anzeigen können.
  • Wählen Sie die Forum App, wenn Sie Ihre Mitglieder einladen wollen, Fragen zu relevanten Themen zu posten, die dann von anderen Mitgliedern oder von Ihnen selbst beantwortet werden können.
  • Wählen Sie die Apps Idee abgeben und Ideen Liste, wenn Sie einen Ideenwettbewerb aufsetzen möchten.
  • Sobald ein Applikation installiert ist erscheint sie im Gruppenmenü.
  • Im Administrator-Menü links können Sie die einzelne App unter "App bearbeiten" und "Zugriffsberechtigungen" individuell konfigurieren.


  • Durch das Hochladen eines Hintergrundbildes und eines Logos können Sie Ihre Gruppe noch ansprechender gestalten.
  • Dafür positionieren Sie die Maus in dem Feld, in dem auch der Gruppenname und die Kurzbeschreibung steht, auf den Schriftzug Hintergrundbild. Es poppt sofort der Link Hintergrundbild hochladen auf.
  • Diesen klicken Sie an, wählen aus Ihrem Dokumentensystem ein passendes Bild aus, klicken auf öffnen und schon wird Ihr neues Hintergrundbild geladen.
  • Ähnlich ist der Prozess beim Logo: Fahren Sie mit der Maus in das dafür vorgesehene Feld, poppt der Link Logo hochladen auf. Klicken Sie darauf und wählen sie das passende Bild aus.


  • In der Gruppenbeschreibung können Sie beim Erstellen einer Gruppe angeben, welches Ziel die Gruppe verfolgt oder welchen Zweck sie hat. Diese Kurzbeschreibung erscheint dann unter dem Titel der Gruppe in der Gruppenliste sowie im Header der Gruppe, wenn Sie sich in der Gruppe befinden.
  • Wenn Sie beim Anlegen der Gruppe als Sichtbarkeit 'Öffentlich‘ ausgewählt haben, so ist die Gruppe mit der Gruppenbeschreibung auch für Nicht-Mitglieder in der Gesamtliste der Gruppen sichtbar. Anderenfalls ist sie nur für die Nutzer sichtbar, die Sie vorher als Mitglieder in die Gruppe eingeladen haben.
  • Um die Beschreibung einer bestehenden Gruppe zu bearbeiten, gehen Sie zunächst zur Übersicht Ihrer Gruppe. Wenn Sie nun mit der Maus auf den Gruppennamen fahren und dann auf Absatz bearbeiten klicken, erscheint das Textfeld, in das Sie nun Ihre Beschreibung eintragen können.
  • Speichern Sie zum Abschließen Ihre Eingabe.
  • Eine ausführliche Beschreibung mit weiteren Informationen und Erklärungen können Sie in der App "Übersicht" ganz links im Gruppenmenü erstellen oder bearbeiten. Klicken Sie dazu auch hier im entsprechenden Absatz oben links auf den Link "Absatz bearbeiten" und speichern Sie anschließend Ihre Änderungen mit dem Button "Speichern".

Beim Anlegen einer Gruppe kann man den passenden Gruppentyp auswählen. Dazu stehen sieben Gruppentypen zur Auswahl:
  • Firmen / Organisationen
  • Projekte
  • Teams
  • Sonstige
  • Aktionen
  • Verbundprojekte
  • Wettbewerbe

Der Gruppentyp wird, ebenso wie der Titel und die Kurzbeschreibung, in der Gesamtliste der Gruppen (oberer Menüpunkt "Gruppen") sowie im Header der Gruppe in der einzelnen Gruppensicht angezeigt. Er dient der besseren Orientierung und hat keinen Einfluss auf die Funktionen der Gruppe.


Wenn Sie im Top-Menü ganz oben auf "Gruppen" klicken, bekommen Sie die Liste aller Gruppen angezeigt, die aufgrund Ihrer Berechtigungen für Sie sichtbar sind. In der App-Leiste stehen Ihnen hier Gruppen-Filter zur Verfügung, mit denen Sie die Gesamtliste auf die Teilmenge der oben aufgelisteten Gruppentypen filtern können. Wenn Sie z.B. nur Gruppen vom Typ "Projekt" sehen möchten, klicken Sie auf die entsprechende Kachel.


  • Um den Namen einer Applikation zu ändern, klicken Sie links im Menü App Funktionen auf „App bearbeiten“. Geben Sie nun ihren gewünschten Namen ein.
  • Weiterhin können Sie hier auch die Web-Id ändern. Die Web-Id ist der Name der App, wie er in der Internetadresse (URL) angezeigt wird. Bitte beachten Sie, dass eine nachträgliche Änderung der URL dazu führt, dass alle Verlinkungen und Lesezeichen auf diese App nicht mehr funktionieren und eine Fehlermeldung erzeugen!

  • Sie können bestimmen, in welcher Reihenfolge die Applikationen im Gruppenmenü erscheinen sollen. Dafür klicken Sie in Ihrer Gruppe links im Menü „Admin-Funktionen“ auf „Ansicht konfigurieren“.
  • Unter „App Reihenfolge“ können Sie nun ihre gewünschte Reihenfolge festlegen.
  • Eine Übersicht aller Einstellmöglichkeiten mit den entsprechenden Erklärungen für das Menü Ansicht konfigurieren finden Sie hier.

  • Wollen Sie eine Gruppe löschen, so klicken Sie in Ihrer Gruppe links im Menü „Admin-Funktionen“ auf „Gruppe löschen“. Klicken Sie dann „Gruppe löschen“ und bestätigen Sie Ihre Auswahl.