• In der Dokumenten Applikation können Sie Dokumente hochladen und in Ordnern ablegen.
  • Oberhalb der Ordner auf der linken Seite und oberhalb des Dateienbereichs auf der rechten Seite sehen Sie verschiedene Symbole. Halten Sie den Mauszeiger auf ein Symbol, ohne dieses anzuklicken, erscheint eine Beschriftung, die Ihnen anzeigt, welche Funktion sich hinter dem Symbol verbirgt.
  • Um einen neuen Ordner zu erstellen, klicken Sie links oberhalb der Ordner auf das kleine Ordnersymbol mit dem grünen Plus ("Ordner hinzufügen").
  • Nun wählen Sie einen aussagekräftigen Namen für den Ordner .
  • Entscheiden Sie dann, ob der neue Ordner als Unterordner im ausgewählten Ordner angelegt werden soll oder auf der ersten Ebene im Hauptverzeichnis.
  • Klicken Sie dann OK.
  • Öffnen Sie die Dokumenten Applikation, in der Sie eine Datei hochladen wollen.
  • Wählen Sie dort den Ordner, in den Sie das Dokument hochladen möchten.
  • Zum Hochladen einer Datei klicken Sie rechts über dem Dateienbereich auf das erste Symbol "Neu" ("Datei hochladen") und wählen Sie das hochzuladene Dokument aus Ihrem Dateiensystem.
  • Nach dem Hochladen erscheint Ihr Dokument rechts in der Dateiliste des Ordners und ist für die Personen zugänglich, die Leserechte auf diese Dokumentenapplikation haben. (Diese wurden vom Administrator der Gruppe festgelegt und können unter dem Punkt Zugriffsberechtigungen verändert werden von Personen, die das Konfigurationsrecht für diese Applikation besitzen).
  • Sie können Dateien auch per Drag&Drop hochladen. Verkleinern Sie dazu Ihr Browserfenster und wählen Sie in Ihrem lokalen Datei-Verzeichnis die Datei, die Sie hochladen möchten.
  • Halten Sie nun die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Datei in den Ziel-Ordner in der Dokumenten-Applikation.
  • Die Datei wird nun hochgeladen und erscheint auf der rechten Seite in der Datei-Liste.
  • Um eine Datei in einen anderen Ordner zu verschieben, klicken Sie auf die Datei, die Sie verschieben möchten. Sie können auch mehrere Dateien gleichzeitig markieren.
  • Klicken Sie rechts oberhalb des Dateienbereiches neben "Markierte Dateien:" auf das mittlere Dokumentensymbol mit dem grünen Pfeil ("Markierte Datei(en) verschieben").
  • Wählen Sie nun den Ordner, in den Sie das Dokument verschieben möchten.
  • Ordner, die Unterordner beinhalten, sind mit einem braunen Dreieck gekennzeichnet. Zum Auf- und Zuklappen einer Liste von Unterordnern klicken Sie auf das Ordner-Symbol mit dem Dreieck.
  • Klicken Sie auf OK. Die Datei befindet sich nun in dem ausgewählten Ziel-Ordner.
  • Noch einfacher geht es, wenn Sie Dateien per Drag&Drop verschieben. Markieren Sie dazu die Dateien, die Sie verschieben möchten, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Dateien nach links in den gewünschten Zielordner.
  • Wählen Sie die Datei aus, die Sie umbenennen möchten.
  • Klicken Sie anschließend oben rechts unter "Zuletzt markierte Dateien" auf das Symbol "Zuletzt markierte Datei umbenennen". (Für den Fall, dass mehrere Dateien markiert sind, wird der Befehl nur auf die zuletzt markierte Datei angewendet.)

  • Geben Sie in dem Feld "Neuer Name der Datei:" einen neuen Namen ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.
  • Klicken Sie auf die Datei, die Sie löschen wollen. Sie können auch mehrere Dateien gleichzeitig auswählen.
  • Anschließend klicken Sie oberhalb des Dateienbereiches auf das rote Kreuz ("Markierte Dateien löschen") und bestätigen Ihre Auswahl.
  • Sollte diese Funktion nicht angezeigt werden, stellen Sie sicher, dass Sie die ausreichenden Rechte zum Löschen von Dokumenten besitzen. Sollte das nicht der Fall sein, kontaktieren Sie bitte bei Bedarf einen Administrator der Gruppe. Diese finden Sie unter "Mitglieder".
  • In der Dokumentenapplikation können Sie bestimmen, dass nur bestimmte Dateitypen hochgeladen werden dürfen. Per Grundeinstellung gibt es hier keine Einschränkung, das heißt es können Dateien jeden Typs hochgeladen werden. Wollen Sie aber nur bestimmte Dateitypen zulassen, so können Sie das in den erweiterten Konfigurationen links im Menü App Funktionen festlegen.
  • Aktivieren Sie dafür "Folgende Dateitypen verbieten" und geben Sie dann im Textfeld ein, welche Dateitypen zum Hochladen nicht zugelassen werden sollen. Dabei muss jeder Dateityp in einer Zeile definiert werden. Möchten Sie beispielsweise keine pdf-Dateien zulassen, so tragen Sie im Textfeld ".pdf" ein.
  • Klicken Sie dann Speichern. Versucht nun ein Nutzer, eine Datei genau diesen Typs hochzuladen, so wird das Hochladen verhindert und es erscheint ein entsprechender Hinweis.
  • Um einen Ordner in einen anderen Ordner zu verschieben, klicken Sie auf den Ordner, den Sie umplatzieren möchten
  • Klicken Sie rechts oberhalb des Dateienbereiches auf das  Dokumentensymbol mit dem grünen Pfeil ("Markierten Ordner verschieben").
  • Wählen Sie nun den Ordner, in den Sie den Ordner verschieben möchten.
  • Ordner, die Unterordner beinhalten, sind mit einem braunen Dreieck gekennzeichnet. Zum Auf- und Zuklappen einer Liste von Unterordnern klicken Sie auf das Ordner-Symbol mit dem Dreieck.
  • Klicken Sie auf OK. Der Ordner befindet sich nun in dem ausgewählten Ziel-Ordner.
  • Noch einfacher geht es, wenn Sie den Ordner per Drag&Drop verschieben. Markieren Sie dazu den Ordner, den Sie verschieben möchten, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie diesen in die gewünschte Position
  • Wählen Sie den Ordner aus, den Sie umbenennen möchten.
  • Klicken Sie anschließend oben rechts auf das Symbol mit dem Stift „Markierten Ordner umbenennen“
  • Geben Sie in dem Feld "Neuer Name des Ordners:" einen neuen Namen ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit  OK.
  • Klicken Sie auf den Ordner, den Sie löschen wollen.
  • Anschließend klicken Sie oberhalb des Ordnerbereiches auf das Symbol mit dem roten Minus ("Markierten Ordner löschen") und bestätigen Ihre Auswahl. 
  • Sollte diese Funktion nicht angezeigt werden, stellen Sie sicher, dass Sie die ausreichenden Rechte zum Löschen von Ordnern besitzen. Sollte das nicht der Fall sein, kontaktieren Sie bitte bei Bedarf einen Administrator der Gruppe. Diese finden Sie unter "Mitglieder".
  • In der Liste der Dokumente in einer Dokumenten-Applikation sehen Sie rechts eine Spalte „Versionen“. Der dortige Eintrag verrät Ihnen die Versionsnummer eines Dokuments. V.4 bedeutet beispielsweise, dass das Dokument in der Version 4 vorliegt und dass es vorher drei ältere Versionen gegeben hat. Möchten Sie auf eine ältere Version des Dokuments zugreifen, klicken Sie in der Versionen-Spalte links von der Versionsnummer auf das Dokumentsymbol.
  • In der Liste „Versionen“ werden Ihnen alle bisherigen Versionen mit Nummer, Name, Erstellungsdatum und Autor angezeigt. Klicken Sie in der Tabelle ganz links auf die Versionsnummer, erhalten Sie oberhalb der Tabelle im Abschnitt „Details“ weitere Detail-Informationen zu dem markierten Dokument.
  • Um die gewünschte Version des Dokuments herunterzuladen, klicken Sie in der Tabelle „Versionen“ auf das Speichersymbol neben der Versionsnummer. Wählen Sie den lokalen Ordner aus, in den Sie die Datei speichern möchten, und klicken Sie dann Ok.